Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba de la consulta y su respuesta.
En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas:
• Las solicitudes se deberán formular por escrito.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Peña & Peña Abogados recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• La persona asignada para atender la consulta dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por Peña & Peña Abogados.
• En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Peña & Peña Abogados.
2.6.2. Reclamos
La Firma dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: (i) Datos Personales Tratados por la Firma que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Firma.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba del reclamo y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de reclamos:
• El reclamo se formulará mediante solicitud escrita.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• El reclamo debe contener la siguiente información: (i) Nombre y número de documento de identificación del Titular. (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (vi) Los documentos que se quiera hacer valer. (vii) Firma, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Peña & Peña Abogados requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Peña & Peña Abogados donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2.6.3. Revocatoria
El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual.
2.7. Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad, Peña & Peña Abogados ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y a las personas autorizadas por la Firma de acuerdo con esta Política. Peña & Peña Abogados no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular o de las personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
Es importante tener en cuenta que internet es una red global de comunicación que implica la transmisión de información en una red mundial. En este sentido, pese a que la Firma cuenta con medidas necesarias para la protección de los Datos Personales, es posible que los mismos se vean afectados por las fallas propias de internet.
2.8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales
La Firma cuando realice o ejecute transferencias o transmisiones de datos personales de los Titulares, garantizará el cumplimiento estricto y eficaz, atendiendo el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 del año 2012.
2.9. Modificaciones
Esta Política podrá ser modificada por Peña & Peña Abogados cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.
2.10. Finalidades específicas
Peña & Peña Abogados realiza el tratamiento de Datos Personales, teniendo en cuenta las siguientes finalidades específicas:
2.10.1. Clientes y Potenciales Clientes
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Ejecutar en debida forma los servicios contratados, así como su facturación y cobro.
• Promocionar todos los servicios que ofrece Peña & Peña Abogados.
• Cumplir con la regulación y la ley, incluyendo la ley tributaria colombiana.
• Enviar información relacionada con la asesoría y productos y servicios.
• Validar la aptitud jurídica y comercial.
• Controlar fines estadísticos.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado deactivos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
• En general, todas las actividades que se desplieguen en ejecución del servicio contratado.
2.10.2. Proveedores y Potenciales Proveedores:
• Cumplir con la regulación tributaria colombiana
• Surtir el proceso de validación de contrapartes.
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Reportar a las autoridades.
• Realizar pagos a proveedores.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
3. Referencias
La presente política de protección de Datos Personales ha sido elaborada en concordancia con las siguientes normas:
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Circular 886 de 2014. Por la cual se reglamente el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
• Circular Externa 02 de 2015. Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el registro nacional de bases de datos a partir del 9 de noviembre de 2015.
• Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
4. Vigencia
Esta Política rige a partir del 01 de marzo de 2023. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.
2.4. Derechos del Titular de los Datos Personales
De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
• Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Firma o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Firma, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
• Derecho de información: Presentar solicitudes ante la Firma o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
• Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
• Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Firma, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Firma o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.
• Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
• Derecho de conocimiento: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
• Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente.
Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
2.5. Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
Peña & Peña Abogados como responsable del Tratamiento de Datos Personales designa a Carolina Hincapié Cardona como la persona a cargo de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. Esta persona tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
• Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes para conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales; solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales; solicitudes de actualización de los Datos Personales; solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley, entre otras.
• Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
• Los datos de contacto son:
Responsable: Peña & Peña Abogados
Domicilio: Pereira
Dirección física: Carrera 8 No. 23-08, edificio Cámara de Comercio, oficina 803.
Dirección electrónica: penaypenaabogados@outlook.com
Teléfono: (+57) 320 567 7327
2.6. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales
2.6.1. Consultas
Peña & Peña Abogados dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto a los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba de la consulta y su respuesta.
En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas:
• Las solicitudes se deberán formular por escrito.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Peña & Peña Abogados recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• La persona asignada para atender la consulta dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por Peña & Peña Abogados.
• En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Peña & Peña Abogados.
2.6.2. Reclamos
La Firma dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: (i) Datos Personales Tratados por la Firma que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Firma.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba del reclamo y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de reclamos:
• El reclamo se formulará mediante solicitud escrita.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• El reclamo debe contener la siguiente información: (i) Nombre y número de documento de identificación del Titular. (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (vi) Los documentos que se quiera hacer valer. (vii) Firma, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Peña & Peña Abogados requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Peña & Peña Abogados donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2.6.3. Revocatoria
El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual.
2.7. Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad, Peña & Peña Abogados ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y a las personas autorizadas por la Firma de acuerdo con esta Política. Peña & Peña Abogados no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular o de las personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
Es importante tener en cuenta que internet es una red global de comunicación que implica la transmisión de información en una red mundial. En este sentido, pese a que la Firma cuenta con medidas necesarias para la protección de los Datos Personales, es posible que los mismos se vean afectados por las fallas propias de internet.
2.8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales
La Firma cuando realice o ejecute transferencias o transmisiones de datos personales de los Titulares, garantizará el cumplimiento estricto y eficaz, atendiendo el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 del año 2012.
2.9. Modificaciones
Esta Política podrá ser modificada por Peña & Peña Abogados cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.
2.10. Finalidades específicas
Peña & Peña Abogados realiza el tratamiento de Datos Personales, teniendo en cuenta las siguientes finalidades específicas:
2.10.1. Clientes y Potenciales Clientes
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Ejecutar en debida forma los servicios contratados, así como su facturación y cobro.
• Promocionar todos los servicios que ofrece Peña & Peña Abogados.
• Cumplir con la regulación y la ley, incluyendo la ley tributaria colombiana.
• Enviar información relacionada con la asesoría y productos y servicios.
• Validar la aptitud jurídica y comercial.
• Controlar fines estadísticos.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado deactivos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
• En general, todas las actividades que se desplieguen en ejecución del servicio contratado.
2.10.2. Proveedores y Potenciales Proveedores:
• Cumplir con la regulación tributaria colombiana
• Surtir el proceso de validación de contrapartes.
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Reportar a las autoridades.
• Realizar pagos a proveedores.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
3. Referencias
La presente política de protección de Datos Personales ha sido elaborada en concordancia con las siguientes normas:
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Circular 886 de 2014. Por la cual se reglamente el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
• Circular Externa 02 de 2015. Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el registro nacional de bases de datos a partir del 9 de noviembre de 2015.
• Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
4. Vigencia
Esta Política rige a partir del 01 de marzo de 2023. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.
2.3. Finalidades del Tratamiento
Peña & Peña Abogados realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas.
Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades aquí previstas o las informadas al momento de la recolección de los datos.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.
• Cumplir con los procesos internos de Peña & Peña Abogados en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de Peña & Peña Abogados, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de Peña & Peña Abogados prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
• El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• Procesos al interior de Peña & Peña Abogados, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
• La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.
• Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
• Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de Peña & Peña Abogados.
2.4. Derechos del Titular de los Datos Personales
De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
• Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Firma o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Firma, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
• Derecho de información: Presentar solicitudes ante la Firma o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
• Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
• Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Firma, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Firma o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.
• Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
• Derecho de conocimiento: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
• Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente.
Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
2.5. Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
Peña & Peña Abogados como responsable del Tratamiento de Datos Personales designa a Carolina Hincapié Cardona como la persona a cargo de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. Esta persona tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
• Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes para conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales; solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales; solicitudes de actualización de los Datos Personales; solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley, entre otras.
• Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
• Los datos de contacto son:
Responsable: Peña & Peña Abogados
Domicilio: Pereira
Dirección física: Carrera 8 No. 23-08, edificio Cámara de Comercio, oficina 803.
Dirección electrónica: penaypenaabogados@outlook.com
Teléfono: (+57) 320 567 7327
2.6. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales
2.6.1. Consultas
Peña & Peña Abogados dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto a los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba de la consulta y su respuesta.
En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas:
• Las solicitudes se deberán formular por escrito.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Peña & Peña Abogados recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• La persona asignada para atender la consulta dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por Peña & Peña Abogados.
• En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Peña & Peña Abogados.
2.6.2. Reclamos
La Firma dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: (i) Datos Personales Tratados por la Firma que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Firma.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba del reclamo y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de reclamos:
• El reclamo se formulará mediante solicitud escrita.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• El reclamo debe contener la siguiente información: (i) Nombre y número de documento de identificación del Titular. (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (vi) Los documentos que se quiera hacer valer. (vii) Firma, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Peña & Peña Abogados requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Peña & Peña Abogados donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2.6.3. Revocatoria
El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual.
2.7. Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad, Peña & Peña Abogados ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y a las personas autorizadas por la Firma de acuerdo con esta Política. Peña & Peña Abogados no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular o de las personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
Es importante tener en cuenta que internet es una red global de comunicación que implica la transmisión de información en una red mundial. En este sentido, pese a que la Firma cuenta con medidas necesarias para la protección de los Datos Personales, es posible que los mismos se vean afectados por las fallas propias de internet.
2.8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales
La Firma cuando realice o ejecute transferencias o transmisiones de datos personales de los Titulares, garantizará el cumplimiento estricto y eficaz, atendiendo el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 del año 2012.
2.9. Modificaciones
Esta Política podrá ser modificada por Peña & Peña Abogados cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.
2.10. Finalidades específicas
Peña & Peña Abogados realiza el tratamiento de Datos Personales, teniendo en cuenta las siguientes finalidades específicas:
2.10.1. Clientes y Potenciales Clientes
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Ejecutar en debida forma los servicios contratados, así como su facturación y cobro.
• Promocionar todos los servicios que ofrece Peña & Peña Abogados.
• Cumplir con la regulación y la ley, incluyendo la ley tributaria colombiana.
• Enviar información relacionada con la asesoría y productos y servicios.
• Validar la aptitud jurídica y comercial.
• Controlar fines estadísticos.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado deactivos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
• En general, todas las actividades que se desplieguen en ejecución del servicio contratado.
2.10.2. Proveedores y Potenciales Proveedores:
• Cumplir con la regulación tributaria colombiana
• Surtir el proceso de validación de contrapartes.
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Reportar a las autoridades.
• Realizar pagos a proveedores.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
3. Referencias
La presente política de protección de Datos Personales ha sido elaborada en concordancia con las siguientes normas:
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Circular 886 de 2014. Por la cual se reglamente el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
• Circular Externa 02 de 2015. Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el registro nacional de bases de datos a partir del 9 de noviembre de 2015.
• Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
4. Vigencia
Esta Política rige a partir del 01 de marzo de 2023. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.
2.2.2. Tratamiento de Datos Sensibles
La Firma podrá solicitar los Datos Sensibles que expresamente se mencionarán en cada autorización. En todo caso, la Firma observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, sometiendo a Tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado su Autorización, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha Autorización. Cuando la Firma solicite Datos Sensibles, le informará qué tipo de Datos Personales tienen esta categoría y no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles.
Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.
La Empresa solo utilizará y tratará datos catalogados como sensibles, cuando:
• El Tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los Datos Sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha Autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes deberán otorgar la Autorización.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
2.2.3. Obligaciones de la Firma como Responsables
Cuando Peña & Peña Abogados actúe como responsable tendrá las siguientes obligaciones y/o compromisos:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. Así mismo, cuando actúe como Encargados o terceros y tenga acceso a Datos Personales mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades contempladas para la recopilación de dichos datos.
2.3. Finalidades del Tratamiento
Peña & Peña Abogados realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas.
Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades aquí previstas o las informadas al momento de la recolección de los datos.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.
• Cumplir con los procesos internos de Peña & Peña Abogados en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de Peña & Peña Abogados, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de Peña & Peña Abogados prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
• El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• Procesos al interior de Peña & Peña Abogados, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
• La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.
• Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
• Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de Peña & Peña Abogados.
2.4. Derechos del Titular de los Datos Personales
De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
• Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Firma o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Firma, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
• Derecho de información: Presentar solicitudes ante la Firma o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
• Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
• Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Firma, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Firma o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.
• Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
• Derecho de conocimiento: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
• Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente.
Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
2.5. Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
Peña & Peña Abogados como responsable del Tratamiento de Datos Personales designa a Carolina Hincapié Cardona como la persona a cargo de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. Esta persona tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
• Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes para conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales; solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales; solicitudes de actualización de los Datos Personales; solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley, entre otras.
• Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
• Los datos de contacto son:
Responsable: Peña & Peña Abogados
Domicilio: Pereira
Dirección física: Carrera 8 No. 23-08, edificio Cámara de Comercio, oficina 803.
Dirección electrónica: penaypenaabogados@outlook.com
Teléfono: (+57) 320 567 7327
2.6. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales
2.6.1. Consultas
Peña & Peña Abogados dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto a los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba de la consulta y su respuesta.
En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas:
• Las solicitudes se deberán formular por escrito.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Peña & Peña Abogados recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• La persona asignada para atender la consulta dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por Peña & Peña Abogados.
• En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Peña & Peña Abogados.
2.6.2. Reclamos
La Firma dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: (i) Datos Personales Tratados por la Firma que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Firma.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba del reclamo y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de reclamos:
• El reclamo se formulará mediante solicitud escrita.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• El reclamo debe contener la siguiente información: (i) Nombre y número de documento de identificación del Titular. (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (vi) Los documentos que se quiera hacer valer. (vii) Firma, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Peña & Peña Abogados requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Peña & Peña Abogados donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2.6.3. Revocatoria
El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual.
2.7. Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad, Peña & Peña Abogados ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y a las personas autorizadas por la Firma de acuerdo con esta Política. Peña & Peña Abogados no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular o de las personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
Es importante tener en cuenta que internet es una red global de comunicación que implica la transmisión de información en una red mundial. En este sentido, pese a que la Firma cuenta con medidas necesarias para la protección de los Datos Personales, es posible que los mismos se vean afectados por las fallas propias de internet.
2.8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales
La Firma cuando realice o ejecute transferencias o transmisiones de datos personales de los Titulares, garantizará el cumplimiento estricto y eficaz, atendiendo el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 del año 2012.
2.9. Modificaciones
Esta Política podrá ser modificada por Peña & Peña Abogados cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.
2.10. Finalidades específicas
Peña & Peña Abogados realiza el tratamiento de Datos Personales, teniendo en cuenta las siguientes finalidades específicas:
2.10.1. Clientes y Potenciales Clientes
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Ejecutar en debida forma los servicios contratados, así como su facturación y cobro.
• Promocionar todos los servicios que ofrece Peña & Peña Abogados.
• Cumplir con la regulación y la ley, incluyendo la ley tributaria colombiana.
• Enviar información relacionada con la asesoría y productos y servicios.
• Validar la aptitud jurídica y comercial.
• Controlar fines estadísticos.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado deactivos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
• En general, todas las actividades que se desplieguen en ejecución del servicio contratado.
2.10.2. Proveedores y Potenciales Proveedores:
• Cumplir con la regulación tributaria colombiana
• Surtir el proceso de validación de contrapartes.
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Reportar a las autoridades.
• Realizar pagos a proveedores.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
3. Referencias
La presente política de protección de Datos Personales ha sido elaborada en concordancia con las siguientes normas:
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Circular 886 de 2014. Por la cual se reglamente el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
• Circular Externa 02 de 2015. Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el registro nacional de bases de datos a partir del 9 de noviembre de 2015.
• Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
4. Vigencia
Esta Política rige a partir del 01 de marzo de 2023. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.
2.2. Tratamiento
Peña & Peña Abogados, en el ejercicio de sus actividades comerciales y prestación de sus servicios jurídicos, recolectará, almacenará, usará, pondrá en circulación, actualizará, suprimirá, gestionará y en general, Tratará los Datos Personales de los Titulares, con sujeción a las finalidades consagradas en esta Política según el tipo de Tratamiento.
2.2.1. Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes
Peña & Peña Abogados Tratará los Datos Personales de un menor de 18 años, siempre que exista el consentimiento previo y expreso de padres o tutores legales. En estos casos, los padres o tutores legales pueden revocar la Autorización o modificarla tal como se describe en esta Política. Este Tratamiento sólo se hará cuando estos Datos Personales de menores sean de naturaleza pública, provengan de la información suministrada por empleados, contratistas o clientes, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con La Empresa y/o sean suministrados en virtud de las actividades que desarrolla Peña & Peña Abogados. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
•El Tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
•En todo momento se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
•El niño, niña o adolescente será escuchado, y su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
La Empresa y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
2.2.2. Tratamiento de Datos Sensibles
La Firma podrá solicitar los Datos Sensibles que expresamente se mencionarán en cada autorización. En todo caso, la Firma observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, sometiendo a Tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado su Autorización, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha Autorización. Cuando la Firma solicite Datos Sensibles, le informará qué tipo de Datos Personales tienen esta categoría y no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles.
Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.
La Empresa solo utilizará y tratará datos catalogados como sensibles, cuando:
• El Tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los Datos Sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha Autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes deberán otorgar la Autorización.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
2.2.3. Obligaciones de la Firma como Responsables
Cuando Peña & Peña Abogados actúe como responsable tendrá las siguientes obligaciones y/o compromisos:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. Así mismo, cuando actúe como Encargados o terceros y tenga acceso a Datos Personales mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades contempladas para la recopilación de dichos datos.
2.3. Finalidades del Tratamiento
Peña & Peña Abogados realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas.
Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades aquí previstas o las informadas al momento de la recolección de los datos.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.
• Cumplir con los procesos internos de Peña & Peña Abogados en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de Peña & Peña Abogados, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de Peña & Peña Abogados prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
• El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• Procesos al interior de Peña & Peña Abogados, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
• La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.
• Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
• Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de Peña & Peña Abogados.
2.4. Derechos del Titular de los Datos Personales
De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
• Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Firma o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Firma, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
• Derecho de información: Presentar solicitudes ante la Firma o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
• Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
• Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Firma, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Firma o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.
• Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
• Derecho de conocimiento: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
• Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente.
Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
2.5. Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
Peña & Peña Abogados como responsable del Tratamiento de Datos Personales designa a Carolina Hincapié Cardona como la persona a cargo de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. Esta persona tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
• Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes para conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales; solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales; solicitudes de actualización de los Datos Personales; solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley, entre otras.
• Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
• Los datos de contacto son:
Responsable: Peña & Peña Abogados
Domicilio: Pereira
Dirección física: Carrera 8 No. 23-08, edificio Cámara de Comercio, oficina 803.
Dirección electrónica: penaypenaabogados@outlook.com
Teléfono: (+57) 320 567 7327
2.6. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales
2.6.1. Consultas
Peña & Peña Abogados dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto a los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba de la consulta y su respuesta.
En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas:
• Las solicitudes se deberán formular por escrito.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Peña & Peña Abogados recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• La persona asignada para atender la consulta dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por Peña & Peña Abogados.
• En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Peña & Peña Abogados.
2.6.2. Reclamos
La Firma dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: (i) Datos Personales Tratados por la Firma que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Firma.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba del reclamo y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de reclamos:
• El reclamo se formulará mediante solicitud escrita.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• El reclamo debe contener la siguiente información: (i) Nombre y número de documento de identificación del Titular. (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (vi) Los documentos que se quiera hacer valer. (vii) Firma, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Peña & Peña Abogados requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Peña & Peña Abogados donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2.6.3. Revocatoria
El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual.
2.7. Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad, Peña & Peña Abogados ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y a las personas autorizadas por la Firma de acuerdo con esta Política. Peña & Peña Abogados no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular o de las personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
Es importante tener en cuenta que internet es una red global de comunicación que implica la transmisión de información en una red mundial. En este sentido, pese a que la Firma cuenta con medidas necesarias para la protección de los Datos Personales, es posible que los mismos se vean afectados por las fallas propias de internet.
2.8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales
La Firma cuando realice o ejecute transferencias o transmisiones de datos personales de los Titulares, garantizará el cumplimiento estricto y eficaz, atendiendo el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 del año 2012.
2.9. Modificaciones
Esta Política podrá ser modificada por Peña & Peña Abogados cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.
2.10. Finalidades específicas
Peña & Peña Abogados realiza el tratamiento de Datos Personales, teniendo en cuenta las siguientes finalidades específicas:
2.10.1. Clientes y Potenciales Clientes
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Ejecutar en debida forma los servicios contratados, así como su facturación y cobro.
• Promocionar todos los servicios que ofrece Peña & Peña Abogados.
• Cumplir con la regulación y la ley, incluyendo la ley tributaria colombiana.
• Enviar información relacionada con la asesoría y productos y servicios.
• Validar la aptitud jurídica y comercial.
• Controlar fines estadísticos.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado deactivos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
• En general, todas las actividades que se desplieguen en ejecución del servicio contratado.
2.10.2. Proveedores y Potenciales Proveedores:
• Cumplir con la regulación tributaria colombiana
• Surtir el proceso de validación de contrapartes.
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Reportar a las autoridades.
• Realizar pagos a proveedores.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
3. Referencias
La presente política de protección de Datos Personales ha sido elaborada en concordancia con las siguientes normas:
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Circular 886 de 2014. Por la cual se reglamente el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
• Circular Externa 02 de 2015. Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el registro nacional de bases de datos a partir del 9 de noviembre de 2015.
• Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
4. Vigencia
Esta Política rige a partir del 01 de marzo de 2023. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.
2. Políticas
2.1. Principios
En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por Peña & Peña Abogados, los responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas estipuladas en la Ley y en la presente Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley y a los lineamientos internos de Peña & Peña Abogados.
Estos principios son:
• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
•Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
•Principio de temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Los Datos Personales serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
2.2. Tratamiento
Peña & Peña Abogados, en el ejercicio de sus actividades comerciales y prestación de sus servicios jurídicos, recolectará, almacenará, usará, pondrá en circulación, actualizará, suprimirá, gestionará y en general, Tratará los Datos Personales de los Titulares, con sujeción a las finalidades consagradas en esta Política según el tipo de Tratamiento.
2.2.1. Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes
Peña & Peña Abogados Tratará los Datos Personales de un menor de 18 años, siempre que exista el consentimiento previo y expreso de padres o tutores legales. En estos casos, los padres o tutores legales pueden revocar la Autorización o modificarla tal como se describe en esta Política. Este Tratamiento sólo se hará cuando estos Datos Personales de menores sean de naturaleza pública, provengan de la información suministrada por empleados, contratistas o clientes, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con La Empresa y/o sean suministrados en virtud de las actividades que desarrolla Peña & Peña Abogados. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
•El Tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
•En todo momento se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
•El niño, niña o adolescente será escuchado, y su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
La Empresa y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
2.2.2. Tratamiento de Datos Sensibles
La Firma podrá solicitar los Datos Sensibles que expresamente se mencionarán en cada autorización. En todo caso, la Firma observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, sometiendo a Tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado su Autorización, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha Autorización. Cuando la Firma solicite Datos Sensibles, le informará qué tipo de Datos Personales tienen esta categoría y no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles.
Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.
La Empresa solo utilizará y tratará datos catalogados como sensibles, cuando:
• El Tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los Datos Sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha Autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes deberán otorgar la Autorización.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
2.2.3. Obligaciones de la Firma como Responsables
Cuando Peña & Peña Abogados actúe como responsable tendrá las siguientes obligaciones y/o compromisos:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. Así mismo, cuando actúe como Encargados o terceros y tenga acceso a Datos Personales mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades contempladas para la recopilación de dichos datos.
2.3. Finalidades del Tratamiento
Peña & Peña Abogados realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas.
Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades aquí previstas o las informadas al momento de la recolección de los datos.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.
• Cumplir con los procesos internos de Peña & Peña Abogados en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de Peña & Peña Abogados, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de Peña & Peña Abogados prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
• El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• Procesos al interior de Peña & Peña Abogados, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
• La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.
• Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
• Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de Peña & Peña Abogados.
2.4. Derechos del Titular de los Datos Personales
De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
• Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Firma o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Firma, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
• Derecho de información: Presentar solicitudes ante la Firma o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
• Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
• Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Firma, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Firma o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.
• Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
• Derecho de conocimiento: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
• Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente.
Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
2.5. Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
Peña & Peña Abogados como responsable del Tratamiento de Datos Personales designa a Carolina Hincapié Cardona como la persona a cargo de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. Esta persona tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
• Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes para conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales; solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales; solicitudes de actualización de los Datos Personales; solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley, entre otras.
• Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
• Los datos de contacto son:
Responsable: Peña & Peña Abogados
Domicilio: Pereira
Dirección física: Carrera 8 No. 23-08, edificio Cámara de Comercio, oficina 803.
Dirección electrónica: penaypenaabogados@outlook.com
Teléfono: (+57) 320 567 7327
2.6. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales
2.6.1. Consultas
Peña & Peña Abogados dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto a los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba de la consulta y su respuesta.
En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas:
• Las solicitudes se deberán formular por escrito.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Peña & Peña Abogados recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• La persona asignada para atender la consulta dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por Peña & Peña Abogados.
• En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Peña & Peña Abogados.
2.6.2. Reclamos
La Firma dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: (i) Datos Personales Tratados por la Firma que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Firma.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba del reclamo y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de reclamos:
• El reclamo se formulará mediante solicitud escrita.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• El reclamo debe contener la siguiente información: (i) Nombre y número de documento de identificación del Titular. (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (vi) Los documentos que se quiera hacer valer. (vii) Firma, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Peña & Peña Abogados requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Peña & Peña Abogados donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2.6.3. Revocatoria
El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual.
2.7. Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad, Peña & Peña Abogados ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y a las personas autorizadas por la Firma de acuerdo con esta Política. Peña & Peña Abogados no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular o de las personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
Es importante tener en cuenta que internet es una red global de comunicación que implica la transmisión de información en una red mundial. En este sentido, pese a que la Firma cuenta con medidas necesarias para la protección de los Datos Personales, es posible que los mismos se vean afectados por las fallas propias de internet.
2.8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales
La Firma cuando realice o ejecute transferencias o transmisiones de datos personales de los Titulares, garantizará el cumplimiento estricto y eficaz, atendiendo el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 del año 2012.
2.9. Modificaciones
Esta Política podrá ser modificada por Peña & Peña Abogados cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.
2.10. Finalidades específicas
Peña & Peña Abogados realiza el tratamiento de Datos Personales, teniendo en cuenta las siguientes finalidades específicas:
2.10.1. Clientes y Potenciales Clientes
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Ejecutar en debida forma los servicios contratados, así como su facturación y cobro.
• Promocionar todos los servicios que ofrece Peña & Peña Abogados.
• Cumplir con la regulación y la ley, incluyendo la ley tributaria colombiana.
• Enviar información relacionada con la asesoría y productos y servicios.
• Validar la aptitud jurídica y comercial.
• Controlar fines estadísticos.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado deactivos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
• En general, todas las actividades que se desplieguen en ejecución del servicio contratado.
2.10.2. Proveedores y Potenciales Proveedores:
• Cumplir con la regulación tributaria colombiana
• Surtir el proceso de validación de contrapartes.
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Reportar a las autoridades.
• Realizar pagos a proveedores.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
3. Referencias
La presente política de protección de Datos Personales ha sido elaborada en concordancia con las siguientes normas:
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Circular 886 de 2014. Por la cual se reglamente el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
• Circular Externa 02 de 2015. Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el registro nacional de bases de datos a partir del 9 de noviembre de 2015.
• Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
4. Vigencia
Esta Política rige a partir del 01 de marzo de 2023. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.
1.3. Definiciones
Aquellos términos que se empleen usando su letra inicial en mayúscula, deberán ser entendidos e interpretados según la definición que se otorgue en esta política, o el significado que la Ley o la jurisprudencia aplicable les den. Cualquier diferencia que exista entre los términos aquí definidos y los establecidos en la Ley, se preferirán aquellos señalados en la Ley. Los demás términos se leerán según su definición cotidiana.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos Públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: Implica la comunicación a un tercero de los Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tal comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
2. Políticas
2.1. Principios
En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por Peña & Peña Abogados, los responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas estipuladas en la Ley y en la presente Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley y a los lineamientos internos de Peña & Peña Abogados.
Estos principios son:
• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
•Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
•Principio de temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Los Datos Personales serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
2.2. Tratamiento
Peña & Peña Abogados, en el ejercicio de sus actividades comerciales y prestación de sus servicios jurídicos, recolectará, almacenará, usará, pondrá en circulación, actualizará, suprimirá, gestionará y en general, Tratará los Datos Personales de los Titulares, con sujeción a las finalidades consagradas en esta Política según el tipo de Tratamiento.
2.2.1. Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes
Peña & Peña Abogados Tratará los Datos Personales de un menor de 18 años, siempre que exista el consentimiento previo y expreso de padres o tutores legales. En estos casos, los padres o tutores legales pueden revocar la Autorización o modificarla tal como se describe en esta Política. Este Tratamiento sólo se hará cuando estos Datos Personales de menores sean de naturaleza pública, provengan de la información suministrada por empleados, contratistas o clientes, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con La Empresa y/o sean suministrados en virtud de las actividades que desarrolla Peña & Peña Abogados. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
•El Tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
•En todo momento se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
•El niño, niña o adolescente será escuchado, y su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
La Empresa y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
2.2.2. Tratamiento de Datos Sensibles
La Firma podrá solicitar los Datos Sensibles que expresamente se mencionarán en cada autorización. En todo caso, la Firma observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, sometiendo a Tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado su Autorización, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha Autorización. Cuando la Firma solicite Datos Sensibles, le informará qué tipo de Datos Personales tienen esta categoría y no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles.
Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.
La Empresa solo utilizará y tratará datos catalogados como sensibles, cuando:
• El Tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los Datos Sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha Autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes deberán otorgar la Autorización.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
2.2.3. Obligaciones de la Firma como Responsables
Cuando Peña & Peña Abogados actúe como responsable tendrá las siguientes obligaciones y/o compromisos:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. Así mismo, cuando actúe como Encargados o terceros y tenga acceso a Datos Personales mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades contempladas para la recopilación de dichos datos.
2.3. Finalidades del Tratamiento
Peña & Peña Abogados realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas.
Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades aquí previstas o las informadas al momento de la recolección de los datos.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.
• Cumplir con los procesos internos de Peña & Peña Abogados en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de Peña & Peña Abogados, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de Peña & Peña Abogados prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
• El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• Procesos al interior de Peña & Peña Abogados, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
• La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.
• Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
• Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de Peña & Peña Abogados.
2.4. Derechos del Titular de los Datos Personales
De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
• Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Firma o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Firma, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
• Derecho de información: Presentar solicitudes ante la Firma o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
• Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
• Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Firma, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Firma o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.
• Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
• Derecho de conocimiento: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
• Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente.
Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
2.5. Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
Peña & Peña Abogados como responsable del Tratamiento de Datos Personales designa a Carolina Hincapié Cardona como la persona a cargo de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. Esta persona tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
• Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes para conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales; solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales; solicitudes de actualización de los Datos Personales; solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley, entre otras.
• Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
• Los datos de contacto son:
Responsable: Peña & Peña Abogados
Domicilio: Pereira
Dirección física: Carrera 8 No. 23-08, edificio Cámara de Comercio, oficina 803.
Dirección electrónica: penaypenaabogados@outlook.com
Teléfono: (+57) 320 567 7327
2.6. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales
2.6.1. Consultas
Peña & Peña Abogados dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto a los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba de la consulta y su respuesta.
En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas:
• Las solicitudes se deberán formular por escrito.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Peña & Peña Abogados recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• La persona asignada para atender la consulta dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por Peña & Peña Abogados.
• En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Peña & Peña Abogados.
2.6.2. Reclamos
La Firma dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: (i) Datos Personales Tratados por la Firma que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Firma.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba del reclamo y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de reclamos:
• El reclamo se formulará mediante solicitud escrita.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• El reclamo debe contener la siguiente información: (i) Nombre y número de documento de identificación del Titular. (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (vi) Los documentos que se quiera hacer valer. (vii) Firma, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Peña & Peña Abogados requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Peña & Peña Abogados donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2.6.3. Revocatoria
El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual.
2.7. Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad, Peña & Peña Abogados ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y a las personas autorizadas por la Firma de acuerdo con esta Política. Peña & Peña Abogados no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular o de las personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
Es importante tener en cuenta que internet es una red global de comunicación que implica la transmisión de información en una red mundial. En este sentido, pese a que la Firma cuenta con medidas necesarias para la protección de los Datos Personales, es posible que los mismos se vean afectados por las fallas propias de internet.
2.8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales
La Firma cuando realice o ejecute transferencias o transmisiones de datos personales de los Titulares, garantizará el cumplimiento estricto y eficaz, atendiendo el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 del año 2012.
2.9. Modificaciones
Esta Política podrá ser modificada por Peña & Peña Abogados cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.
2.10. Finalidades específicas
Peña & Peña Abogados realiza el tratamiento de Datos Personales, teniendo en cuenta las siguientes finalidades específicas:
2.10.1. Clientes y Potenciales Clientes
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Ejecutar en debida forma los servicios contratados, así como su facturación y cobro.
• Promocionar todos los servicios que ofrece Peña & Peña Abogados.
• Cumplir con la regulación y la ley, incluyendo la ley tributaria colombiana.
• Enviar información relacionada con la asesoría y productos y servicios.
• Validar la aptitud jurídica y comercial.
• Controlar fines estadísticos.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado deactivos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
• En general, todas las actividades que se desplieguen en ejecución del servicio contratado.
2.10.2. Proveedores y Potenciales Proveedores:
• Cumplir con la regulación tributaria colombiana
• Surtir el proceso de validación de contrapartes.
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Reportar a las autoridades.
• Realizar pagos a proveedores.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
3. Referencias
La presente política de protección de Datos Personales ha sido elaborada en concordancia con las siguientes normas:
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Circular 886 de 2014. Por la cual se reglamente el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
• Circular Externa 02 de 2015. Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el registro nacional de bases de datos a partir del 9 de noviembre de 2015.
• Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
4. Vigencia
Esta Política rige a partir del 01 de marzo de 2023. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.
1.2. Alcance
La presente Política aplica para los todos los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por Peña & Peña Abogados.
1.3. Definiciones
Aquellos términos que se empleen usando su letra inicial en mayúscula, deberán ser entendidos e interpretados según la definición que se otorgue en esta política, o el significado que la Ley o la jurisprudencia aplicable les den. Cualquier diferencia que exista entre los términos aquí definidos y los establecidos en la Ley, se preferirán aquellos señalados en la Ley. Los demás términos se leerán según su definición cotidiana.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos Públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: Implica la comunicación a un tercero de los Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tal comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
2. Políticas
2.1. Principios
En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por Peña & Peña Abogados, los responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas estipuladas en la Ley y en la presente Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley y a los lineamientos internos de Peña & Peña Abogados.
Estos principios son:
• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
•Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
•Principio de temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Los Datos Personales serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
2.2. Tratamiento
Peña & Peña Abogados, en el ejercicio de sus actividades comerciales y prestación de sus servicios jurídicos, recolectará, almacenará, usará, pondrá en circulación, actualizará, suprimirá, gestionará y en general, Tratará los Datos Personales de los Titulares, con sujeción a las finalidades consagradas en esta Política según el tipo de Tratamiento.
2.2.1. Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes
Peña & Peña Abogados Tratará los Datos Personales de un menor de 18 años, siempre que exista el consentimiento previo y expreso de padres o tutores legales. En estos casos, los padres o tutores legales pueden revocar la Autorización o modificarla tal como se describe en esta Política. Este Tratamiento sólo se hará cuando estos Datos Personales de menores sean de naturaleza pública, provengan de la información suministrada por empleados, contratistas o clientes, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con La Empresa y/o sean suministrados en virtud de las actividades que desarrolla Peña & Peña Abogados. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
•El Tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
•En todo momento se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
•El niño, niña o adolescente será escuchado, y su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
La Empresa y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
2.2.2. Tratamiento de Datos Sensibles
La Firma podrá solicitar los Datos Sensibles que expresamente se mencionarán en cada autorización. En todo caso, la Firma observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, sometiendo a Tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado su Autorización, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha Autorización. Cuando la Firma solicite Datos Sensibles, le informará qué tipo de Datos Personales tienen esta categoría y no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles.
Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.
La Empresa solo utilizará y tratará datos catalogados como sensibles, cuando:
• El Tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los Datos Sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha Autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes deberán otorgar la Autorización.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
2.2.3. Obligaciones de la Firma como Responsables
Cuando Peña & Peña Abogados actúe como responsable tendrá las siguientes obligaciones y/o compromisos:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. Así mismo, cuando actúe como Encargados o terceros y tenga acceso a Datos Personales mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades contempladas para la recopilación de dichos datos.
2.3. Finalidades del Tratamiento
Peña & Peña Abogados realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas.
Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades aquí previstas o las informadas al momento de la recolección de los datos.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.
• Cumplir con los procesos internos de Peña & Peña Abogados en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de Peña & Peña Abogados, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de Peña & Peña Abogados prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
• El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• Procesos al interior de Peña & Peña Abogados, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
• La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.
• Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
• Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de Peña & Peña Abogados.
2.4. Derechos del Titular de los Datos Personales
De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
• Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Firma o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Firma, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
• Derecho de información: Presentar solicitudes ante la Firma o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
• Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
• Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Firma, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Firma o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.
• Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
• Derecho de conocimiento: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
• Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente.
Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
2.5. Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
Peña & Peña Abogados como responsable del Tratamiento de Datos Personales designa a Carolina Hincapié Cardona como la persona a cargo de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. Esta persona tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
• Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes para conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales; solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales; solicitudes de actualización de los Datos Personales; solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley, entre otras.
• Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
• Los datos de contacto son:
Responsable: Peña & Peña Abogados
Domicilio: Pereira
Dirección física: Carrera 8 No. 23-08, edificio Cámara de Comercio, oficina 803.
Dirección electrónica: penaypenaabogados@outlook.com
Teléfono: (+57) 320 567 7327
2.6. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales
2.6.1. Consultas
Peña & Peña Abogados dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto a los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba de la consulta y su respuesta.
En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas:
• Las solicitudes se deberán formular por escrito.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Peña & Peña Abogados recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• La persona asignada para atender la consulta dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por Peña & Peña Abogados.
• En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Peña & Peña Abogados.
2.6.2. Reclamos
La Firma dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: (i) Datos Personales Tratados por la Firma que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Firma.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba del reclamo y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de reclamos:
• El reclamo se formulará mediante solicitud escrita.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• El reclamo debe contener la siguiente información: (i) Nombre y número de documento de identificación del Titular. (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (vi) Los documentos que se quiera hacer valer. (vii) Firma, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Peña & Peña Abogados requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Peña & Peña Abogados donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2.6.3. Revocatoria
El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual.
2.7. Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad, Peña & Peña Abogados ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y a las personas autorizadas por la Firma de acuerdo con esta Política. Peña & Peña Abogados no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular o de las personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
Es importante tener en cuenta que internet es una red global de comunicación que implica la transmisión de información en una red mundial. En este sentido, pese a que la Firma cuenta con medidas necesarias para la protección de los Datos Personales, es posible que los mismos se vean afectados por las fallas propias de internet.
2.8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales
La Firma cuando realice o ejecute transferencias o transmisiones de datos personales de los Titulares, garantizará el cumplimiento estricto y eficaz, atendiendo el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 del año 2012.
2.9. Modificaciones
Esta Política podrá ser modificada por Peña & Peña Abogados cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.
2.10. Finalidades específicas
Peña & Peña Abogados realiza el tratamiento de Datos Personales, teniendo en cuenta las siguientes finalidades específicas:
2.10.1. Clientes y Potenciales Clientes
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Ejecutar en debida forma los servicios contratados, así como su facturación y cobro.
• Promocionar todos los servicios que ofrece Peña & Peña Abogados.
• Cumplir con la regulación y la ley, incluyendo la ley tributaria colombiana.
• Enviar información relacionada con la asesoría y productos y servicios.
• Validar la aptitud jurídica y comercial.
• Controlar fines estadísticos.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado deactivos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
• En general, todas las actividades que se desplieguen en ejecución del servicio contratado.
2.10.2. Proveedores y Potenciales Proveedores:
• Cumplir con la regulación tributaria colombiana
• Surtir el proceso de validación de contrapartes.
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Reportar a las autoridades.
• Realizar pagos a proveedores.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
3. Referencias
La presente política de protección de Datos Personales ha sido elaborada en concordancia con las siguientes normas:
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Circular 886 de 2014. Por la cual se reglamente el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
• Circular Externa 02 de 2015. Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el registro nacional de bases de datos a partir del 9 de noviembre de 2015.
• Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
4. Vigencia
Esta Política rige a partir del 01 de marzo de 2023. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.
1. Información General
1.1. Propósito de la Política.
Esta Política tiene como finalidad, dar a conocer a los Titulares de los Datos Personales que haya autorizado de forma expresa, previa e informada del Tratamiento de sus Datos Personales, las obligaciones a cargo de Peña & Peña Abogados como responsables de los datos personales, el alcance y la finalidad del Tratamiento, los derechos que les asisten como Titular, los medios, procedimientos y mecanismos dispuestos por Peña & Peña Abogados para protegerlos; y poner en su conocimiento el personal que podrá atender los requerimientos, peticiones, quejas o consultas que presente el Titular.
1.2. Alcance
La presente Política aplica para los todos los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por Peña & Peña Abogados.
1.3. Definiciones
Aquellos términos que se empleen usando su letra inicial en mayúscula, deberán ser entendidos e interpretados según la definición que se otorgue en esta política, o el significado que la Ley o la jurisprudencia aplicable les den. Cualquier diferencia que exista entre los términos aquí definidos y los establecidos en la Ley, se preferirán aquellos señalados en la Ley. Los demás términos se leerán según su definición cotidiana.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos Públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: Implica la comunicación a un tercero de los Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tal comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
2. Políticas
2.1. Principios
En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por Peña & Peña Abogados, los responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas estipuladas en la Ley y en la presente Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley y a los lineamientos internos de Peña & Peña Abogados.
Estos principios son:
• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
•Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
•Principio de temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Los Datos Personales serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
2.2. Tratamiento
Peña & Peña Abogados, en el ejercicio de sus actividades comerciales y prestación de sus servicios jurídicos, recolectará, almacenará, usará, pondrá en circulación, actualizará, suprimirá, gestionará y en general, Tratará los Datos Personales de los Titulares, con sujeción a las finalidades consagradas en esta Política según el tipo de Tratamiento.
2.2.1. Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes
Peña & Peña Abogados Tratará los Datos Personales de un menor de 18 años, siempre que exista el consentimiento previo y expreso de padres o tutores legales. En estos casos, los padres o tutores legales pueden revocar la Autorización o modificarla tal como se describe en esta Política. Este Tratamiento sólo se hará cuando estos Datos Personales de menores sean de naturaleza pública, provengan de la información suministrada por empleados, contratistas o clientes, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con La Empresa y/o sean suministrados en virtud de las actividades que desarrolla Peña & Peña Abogados. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
•El Tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
•En todo momento se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
•El niño, niña o adolescente será escuchado, y su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
La Empresa y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
2.2.2. Tratamiento de Datos Sensibles
La Firma podrá solicitar los Datos Sensibles que expresamente se mencionarán en cada autorización. En todo caso, la Firma observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, sometiendo a Tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado su Autorización, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha Autorización. Cuando la Firma solicite Datos Sensibles, le informará qué tipo de Datos Personales tienen esta categoría y no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles.
Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.
La Empresa solo utilizará y tratará datos catalogados como sensibles, cuando:
• El Tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los Datos Sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha Autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes deberán otorgar la Autorización.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
2.2.3. Obligaciones de la Firma como Responsables
Cuando Peña & Peña Abogados actúe como responsable tendrá las siguientes obligaciones y/o compromisos:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. Así mismo, cuando actúe como Encargados o terceros y tenga acceso a Datos Personales mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades contempladas para la recopilación de dichos datos.
2.3. Finalidades del Tratamiento
Peña & Peña Abogados realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas.
Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades aquí previstas o las informadas al momento de la recolección de los datos.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.
• Cumplir con los procesos internos de Peña & Peña Abogados en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de Peña & Peña Abogados, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de Peña & Peña Abogados prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
• El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• Procesos al interior de Peña & Peña Abogados, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
• La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.
• Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
• Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de Peña & Peña Abogados.
2.4. Derechos del Titular de los Datos Personales
De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
• Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Firma o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Firma, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
• Derecho de información: Presentar solicitudes ante la Firma o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
• Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
• Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Firma, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Firma o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.
• Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
• Derecho de conocimiento: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
• Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente.
Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
2.5. Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
Peña & Peña Abogados como responsable del Tratamiento de Datos Personales designa a Carolina Hincapié Cardona como la persona a cargo de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. Esta persona tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
• Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes para conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales; solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales; solicitudes de actualización de los Datos Personales; solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley, entre otras.
• Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
• Los datos de contacto son:
Responsable: Peña & Peña Abogados
Domicilio: Pereira
Dirección física: Carrera 8 No. 23-08, edificio Cámara de Comercio, oficina 803.
Dirección electrónica: penaypenaabogados@outlook.com
Teléfono: (+57) 320 567 7327
2.6. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales
2.6.1. Consultas
Peña & Peña Abogados dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto a los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba de la consulta y su respuesta.
En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas:
• Las solicitudes se deberán formular por escrito.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Peña & Peña Abogados recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• La persona asignada para atender la consulta dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por Peña & Peña Abogados.
• En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Peña & Peña Abogados.
2.6.2. Reclamos
La Firma dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: (i) Datos Personales Tratados por la Firma que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Firma.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba del reclamo y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de reclamos:
• El reclamo se formulará mediante solicitud escrita.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• El reclamo debe contener la siguiente información: (i) Nombre y número de documento de identificación del Titular. (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (vi) Los documentos que se quiera hacer valer. (vii) Firma, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Peña & Peña Abogados requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Peña & Peña Abogados donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2.6.3. Revocatoria
El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual.
2.7. Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad, Peña & Peña Abogados ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y a las personas autorizadas por la Firma de acuerdo con esta Política. Peña & Peña Abogados no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular o de las personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
Es importante tener en cuenta que internet es una red global de comunicación que implica la transmisión de información en una red mundial. En este sentido, pese a que la Firma cuenta con medidas necesarias para la protección de los Datos Personales, es posible que los mismos se vean afectados por las fallas propias de internet.
2.8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales
La Firma cuando realice o ejecute transferencias o transmisiones de datos personales de los Titulares, garantizará el cumplimiento estricto y eficaz, atendiendo el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 del año 2012.
2.9. Modificaciones
Esta Política podrá ser modificada por Peña & Peña Abogados cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.
2.10. Finalidades específicas
Peña & Peña Abogados realiza el tratamiento de Datos Personales, teniendo en cuenta las siguientes finalidades específicas:
2.10.1. Clientes y Potenciales Clientes
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Ejecutar en debida forma los servicios contratados, así como su facturación y cobro.
• Promocionar todos los servicios que ofrece Peña & Peña Abogados.
• Cumplir con la regulación y la ley, incluyendo la ley tributaria colombiana.
• Enviar información relacionada con la asesoría y productos y servicios.
• Validar la aptitud jurídica y comercial.
• Controlar fines estadísticos.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado deactivos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
• En general, todas las actividades que se desplieguen en ejecución del servicio contratado.
2.10.2. Proveedores y Potenciales Proveedores:
• Cumplir con la regulación tributaria colombiana
• Surtir el proceso de validación de contrapartes.
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Reportar a las autoridades.
• Realizar pagos a proveedores.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
3. Referencias
La presente política de protección de Datos Personales ha sido elaborada en concordancia con las siguientes normas:
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Circular 886 de 2014. Por la cual se reglamente el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
• Circular Externa 02 de 2015. Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el registro nacional de bases de datos a partir del 9 de noviembre de 2015.
• Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
4. Vigencia
Esta Política rige a partir del 01 de marzo de 2023. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.
Política de tratamiento de Datos Personales
Peña & Peña Abogados, domiciliada en Pereira, con instalaciones físicas en la carrera 8 No. 23-09, edificio Cámara de Comercio, oficina 803, dirección electrónica penaypenaabogados@outlook.com y teléfono (+57) 320 567 7327 por medio de la presente política, pone a disposición de los Titulares de los Datos Personales toda la información necesaria sobre el Tratamiento que realice Peña & Peña Abogados de los datos que sean tratados por su parte; esto en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013 y a cualquier norma que los sustituya o modifique.
1. Información General
1.1. Propósito de la Política.
Esta Política tiene como finalidad, dar a conocer a los Titulares de los Datos Personales que haya autorizado de forma expresa, previa e informada del Tratamiento de sus Datos Personales, las obligaciones a cargo de Peña & Peña Abogados como responsables de los datos personales, el alcance y la finalidad del Tratamiento, los derechos que les asisten como Titular, los medios, procedimientos y mecanismos dispuestos por Peña & Peña Abogados para protegerlos; y poner en su conocimiento el personal que podrá atender los requerimientos, peticiones, quejas o consultas que presente el Titular.
1.2. Alcance
La presente Política aplica para los todos los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por Peña & Peña Abogados.
1.3. Definiciones
Aquellos términos que se empleen usando su letra inicial en mayúscula, deberán ser entendidos e interpretados según la definición que se otorgue en esta política, o el significado que la Ley o la jurisprudencia aplicable les den. Cualquier diferencia que exista entre los términos aquí definidos y los establecidos en la Ley, se preferirán aquellos señalados en la Ley. Los demás términos se leerán según su definición cotidiana.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos Públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: Implica la comunicación a un tercero de los Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tal comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
2. Políticas
2.1. Principios
En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por Peña & Peña Abogados, los responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas estipuladas en la Ley y en la presente Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley y a los lineamientos internos de Peña & Peña Abogados.
Estos principios son:
• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
•Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
•Principio de temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Los Datos Personales serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
2.2. Tratamiento
Peña & Peña Abogados, en el ejercicio de sus actividades comerciales y prestación de sus servicios jurídicos, recolectará, almacenará, usará, pondrá en circulación, actualizará, suprimirá, gestionará y en general, Tratará los Datos Personales de los Titulares, con sujeción a las finalidades consagradas en esta Política según el tipo de Tratamiento.
2.2.1. Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes
Peña & Peña Abogados Tratará los Datos Personales de un menor de 18 años, siempre que exista el consentimiento previo y expreso de padres o tutores legales. En estos casos, los padres o tutores legales pueden revocar la Autorización o modificarla tal como se describe en esta Política. Este Tratamiento sólo se hará cuando estos Datos Personales de menores sean de naturaleza pública, provengan de la información suministrada por empleados, contratistas o clientes, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con La Empresa y/o sean suministrados en virtud de las actividades que desarrolla Peña & Peña Abogados. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
•El Tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
•En todo momento se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
•El niño, niña o adolescente será escuchado, y su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
La Empresa y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
2.2.2. Tratamiento de Datos Sensibles
La Firma podrá solicitar los Datos Sensibles que expresamente se mencionarán en cada autorización. En todo caso, la Firma observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, sometiendo a Tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado su Autorización, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha Autorización. Cuando la Firma solicite Datos Sensibles, le informará qué tipo de Datos Personales tienen esta categoría y no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles.
Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.
La Empresa solo utilizará y tratará datos catalogados como sensibles, cuando:
• El Tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los Datos Sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha Autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes deberán otorgar la Autorización.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
2.2.3. Obligaciones de la Firma como Responsables
Cuando Peña & Peña Abogados actúe como responsable tendrá las siguientes obligaciones y/o compromisos:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. Así mismo, cuando actúe como Encargados o terceros y tenga acceso a Datos Personales mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades contempladas para la recopilación de dichos datos.
2.3. Finalidades del Tratamiento
Peña & Peña Abogados realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas.
Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades aquí previstas o las informadas al momento de la recolección de los datos.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.
• Cumplir con los procesos internos de Peña & Peña Abogados en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de Peña & Peña Abogados, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de Peña & Peña Abogados prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
• El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• Procesos al interior de Peña & Peña Abogados, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
• La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.
• Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
• Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de Peña & Peña Abogados.
2.4. Derechos del Titular de los Datos Personales
De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
• Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Firma o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Firma, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
• Derecho de información: Presentar solicitudes ante la Firma o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
• Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
• Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Firma, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Firma o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.
• Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
• Derecho de conocimiento: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
• Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente.
Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
2.5. Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
Peña & Peña Abogados como responsable del Tratamiento de Datos Personales designa a Carolina Hincapié Cardona como la persona a cargo de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. Esta persona tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
• Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes para conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales; solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales; solicitudes de actualización de los Datos Personales; solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley, entre otras.
• Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
• Los datos de contacto son:
Responsable: Peña & Peña Abogados
Domicilio: Pereira
Dirección física: Carrera 8 No. 23-08, edificio Cámara de Comercio, oficina 803.
Dirección electrónica: penaypenaabogados@outlook.com
Teléfono: (+57) 320 567 7327
2.6. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales
2.6.1. Consultas
Peña & Peña Abogados dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto a los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba de la consulta y su respuesta.
En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas:
• Las solicitudes se deberán formular por escrito.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Peña & Peña Abogados recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de Peña & Peña Abogados.
• La persona asignada para atender la consulta dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por Peña & Peña Abogados.
• En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Peña & Peña Abogados.
2.6.2. Reclamos
La Firma dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: (i) Datos Personales Tratados por la Firma que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Firma.
Estos mecanismos podrán ser físicos en la oficina de Peña & Peña Abogados, electrónicos a través del correo penaypenaabogados@outlook.com o vía WhatsApp (+57) 320 567 7327, canales encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, Peña & Peña Abogados guardará prueba del reclamo y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de reclamos:
• El reclamo se formulará mediante solicitud escrita.
• La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• El reclamo debe contener la siguiente información: (i) Nombre y número de documento de identificación del Titular. (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (vi) Los documentos que se quiera hacer valer. (vii) Firma, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Peña & Peña Abogados requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Peña & Peña Abogados donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2.6.3. Revocatoria
El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual.
2.7. Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad, Peña & Peña Abogados ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y a las personas autorizadas por la Firma de acuerdo con esta Política. Peña & Peña Abogados no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular o de las personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
Es importante tener en cuenta que internet es una red global de comunicación que implica la transmisión de información en una red mundial. En este sentido, pese a que la Firma cuenta con medidas necesarias para la protección de los Datos Personales, es posible que los mismos se vean afectados por las fallas propias de internet.
2.8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales
La Firma cuando realice o ejecute transferencias o transmisiones de datos personales de los Titulares, garantizará el cumplimiento estricto y eficaz, atendiendo el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 del año 2012.
2.9. Modificaciones
Esta Política podrá ser modificada por Peña & Peña Abogados cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.
2.10. Finalidades específicas
Peña & Peña Abogados realiza el tratamiento de Datos Personales, teniendo en cuenta las siguientes finalidades específicas:
2.10.1. Clientes y Potenciales Clientes
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Ejecutar en debida forma los servicios contratados, así como su facturación y cobro.
• Promocionar todos los servicios que ofrece Peña & Peña Abogados.
• Cumplir con la regulación y la ley, incluyendo la ley tributaria colombiana.
• Enviar información relacionada con la asesoría y productos y servicios.
• Validar la aptitud jurídica y comercial.
• Controlar fines estadísticos.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado deactivos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
• En general, todas las actividades que se desplieguen en ejecución del servicio contratado.
2.10.2. Proveedores y Potenciales Proveedores:
• Cumplir con la regulación tributaria colombiana
• Surtir el proceso de validación de contrapartes.
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
• Reportar a las autoridades.
• Realizar pagos a proveedores.
• Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
3. Referencias
La presente política de protección de Datos Personales ha sido elaborada en concordancia con las siguientes normas:
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Circular 886 de 2014. Por la cual se reglamente el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
• Circular Externa 02 de 2015. Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el registro nacional de bases de datos a partir del 9 de noviembre de 2015.
• Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
4. Vigencia
Esta Política rige a partir del 01 de marzo de 2023. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.
